17.03 Тема: Електронний цифровий підпис. Особистий та відкритий ключі. Сертифікат відкритих ключів.
Переходимо за посиланням наданним нижче і вивчаємо матеріал. Будемо вивчати предмет різними сопособами, оскільки другої половини семестру у нас в книзі нема.
https://naurok.com.ua/osobistiy-ta-vidkritiy-klyuchi-sertifikat-vidkritogo-klyucha-129372.html
31.03 Тема: OCR-технології для розпізнавання паперових документів. Передавання документів.
Практична робота
- Завантажте на свій мобільний пристрій додаток Adobe Scan через Play Меркет або AppStore.
- Увійдіть у систему під обліковим записом Google.
- Ознайомтеся із інтерфейсом, запишіть у звіт наявні опції сканування.
- Закрийте режим сканування, зайдіть до меню (свайп зліва направо).
- Перейдіть у меню «Установки» та прокоментуйте у звіті наявні налаштування.
- Ознайомтеся із вкладинкою «Все сканы», налаштуйте вигляд сортування документів через меню сторінки (…)
- Натисніть «+» та виберіть «Скан с помощью камеры», відскануйте будь який документ
- У правій нижній частині екрана виберіть зроблене фото документа.
- Дочекайтеся розпізнавання. Прокоментуйте інструменти, призначені для редагування отриманого результату.
- Збережіть на пристрої створений документ.
- Виконайте пункти 7-10, тільки для розпізнавання виберіть будь-яке зображення із пристрою.
- Складіть звіт та висновки.
07.04 Тема: Зберігання електронних документів
Потреба в
ефективному управлінні електронними документами і привела до створення у 80-их
роках минулого століття систем електронного документообігу (СЕД).
Система електронного документообігу (Electronic Document
Management Systems – EDMS) –
організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління
доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а
також контроль над потоками документів в організації. Часто СЕД називають також
системами автоматизації документообігу
або EDM-системами. СЕД є невід'ємною
частиною світового ринку програмного забезпечення управління електронним
документообігом і вмістом інформаційних систем – ринку DCT (Document and
Content Technologies):
Системи управління інформацією (Information Management
Systems – IMS) або портали забезпечують
агрегацію інформації, управління інформацією і її доставку через
Internet/intranet/extranet. За допомогою порталів забезпечується також доступ
до додатків через стандартний Web-навігатор.
Системи управління вмістом (Content Management Systems –
CMS) забезпечують створення вмісту на рівні об'єктів для їх
подальшого багаторазового використання. В таких системах інформація доступна не
у вигляді документів, а у вигляді об'єктів меншого розміру, що полегшує обмін
інформацією між додатками. Наприклад, управління Web-вмістом вимагає наявності
можливості управління об'єктами різного вмісту, які можуть бути включені в
Web-презентацію).
Основні принципи
організації електронного документообігу:
Ø
Одноразова реєстрація
документа
Ø Можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу
руху документів і підвищення оперативності їх виконання
Ø Безперервність руху документа
Ø Єдина база документної інформації для централізованого зберігання
документів і виключення можливості дублювання документів
Ø Ефективно організована система пошуку документа
Ø
Розвинена система
звітності, що дозволяє контролювати рух документа в процесі
документообігу.
Функції систем
електронного документообігу
У
відповідності з основними принципами організації електронного документообігу
СЕД забезпечують виконання таких функцій:
Ø Централізоване управління документами – СЕД дозволяють оперативно змінювати
форми документів, що використовуються в організації.
Ø Підтримка життєвого циклу документів – СЕД дозволяють жорстко контролювати
життєвий цикл документів з урахуванням вимог корпоративного середовища, а також
галузевих стандартів і законодавства.
Ø Колективна робота над документами –
СЕД дозволяють організувати колективну роботу над документом; причому в ній
можуть брати участь фахівці, що знаходяться в різних офісах.
Ø Забезпечення конфіденційності – СЕД забезпечують можливість підписувати
документи за допомогою електронного підпису і зашифровувати їх.
Ø Маршрутизація документів – СЕД забезпечують автоматичну передачу документу
потрібній особі. Інтеграція з іншими системами – СЕД, як правило, повинні і
можуть бути інтегровані з іншими системами управління підприємством -
бухгалтерськими, виробничими, фінансовими, аналітичними і т.д.
Ø Управління доступом – СЕД дозволяють розмежувати повноваження
співробітників організації і здійснювати контроль за доступом до
документів.
Схема класифікації СЕД:
Системи електронного документообігу на ринку України
Documentum (http://www.documentum.com/) – один з лідерів індустрії. Головне
призначення системи – управління документами, знаннями і бізнес-процесами на
крупних підприємствах і організаціях.
Система також включає засоби, що дозволяють створювати додатки в
середовищі Documentum. Тому Documentum можна розглядати як платформу, що
призначена для створення розподілених архівів, підтримки стандартів якості,
управління проектами в розподілених групах, організації корпоративного
діловодства, динамічного управління вмістом корпоративних інтранет-порталів.
Використання сучасних відкритих технологій забезпечує також можливість
використання зовнішніх засобів розробки для створення додатків Documentum.
Система LanDocs головним чином орієнтована на діловодство і архівне зберігання документів.
Компонент діловодства реалізований в архітектурі «клієнт/сервер» на базі
промислових СУБД: Oracle або Microsoft SQL Server. Програмне забезпечення для централізованого
управління зберіганням документів в електронному архіві реалізовано у вигляді
окремого сервера. Поштова служба LanDocs
побудована так, що співробітники, у яких встановлений спеціальний клієнтський
компонент LanDocs, можуть одержувати повідомлення-завдання і звітувати по ним,
використовуючи стандартну поштову скриньку Microsoft Exchange або Lotus Notes.
Система «Дело»
(http://www.eos.ru) здійснює повне
протоколювання дій користувачів з документами.
У системі реалізований веб-інтерфейс для організації віддаленого доступу
і побудови інтранет-порталів. Остання
версія інтегрована з системою розпізнавання тексту FineReader для занесення в
неї даних з паперових документів
Система «БОСС-Референт» (http://www.it.ru/) призначена для використання в крупних корпораціях з складною ієрархічною
структурою. Система характеризується високою функціональністю. В системі реалізовані
функції контролю договорів, обліку матеріальних цінностей, потокового
сканування і розпізнавання (на основі інтеграції з системою розпізнавання
тексту FineReader), електронної конференції і дошки оголошень. «БОСС-Референт»
реалізована на платформі Lotus Notes, тому її використання є доцільним в першу
чергу в тих організаціях, які вже почали
використовувати Lotus Notes. Інші змушені будуть придбати ліцензії Lotus Notes
на кожне робоче місце. Система поставляється разом з повними початковими текстами.
Додатково додається інструментарій розробника з повним описом функцій
прикладного програмного інтерфейсу (API).
Docs Fusion і Docs Open
Розробником
цих продуктів є компанія Hummingbird (http://www.hummingbird.com/). Вони є одними з найпопулярніших в світі
систем класу «електронних архівів».
Системи можуть ефективно застосовуватися і в крупних організаціях з
великим числом співробітників (тисячі чоловік), і в невеликих фірмах з
чисельністю 5-6 чоловік. Вони призначені в першу чергу для організацій, які
займаються інтенсивним створенням документів і їх редагуванням – головні офіси компаній, консалтингові
компанії, органи влади і т. д. Для зберігання даних системи необхідно
використовувати Microsoft SQL Server або Oracle. Як сховище для самих документів
використовується файлова система.
Системи є відкритими і містять засоби розробки для створення
спеціалізованих додатків або інтеграції з іншими системами.
Optima Workflow
Система
призначена для формалізації типових процедур роботи з документами (потоків
робіт) в організаціях, де така робота є щоденною практикою. Система автоматизує процеси реєстрації
документів за правилами діловодства, реалізує механізми анотування і збору
резолюцій, доставки звітів про виконання доручень. В якості сервера документів
Optima Workflow використовує Microsoft Exchange, тому її доцільно
використовувати перш за все в тих компаніях, де Microsoft Exchange вже
використовується за своїм прямим призначенням - як поштовий сервер.
Засоби обробки та зберігання документів
Засоби обробки та зберігання документів в діловодстві
повинні механізувати або автоматизувати (в залежності від типу технічних
засобів) практично всі процедури технологічного процесу обробки документів.
Підтримка процесів управління супроводжуючими документами і пов'язується з
створенням, збереженням, передачею та використанням великих масивів
документованої інформації, що вимагає великих трудових затрат. До даних засобів
відносяться:
Ø
несвітлочутливі носії інформації на паперовій основі;
Ø
носії для репрографічних процесів (термопапір, діазопапір, фотоплівка,
калька, папір багатошаровий та інші);
Ø
мікроносії візуальної інформації;
Ø
звуконосії;
Ø
відеоносії;
Ø
магнітні носії для запису кодованої інформації;
Ø
машинні перфоносії для запису кодованої інформації.
Також до даних засобів відносяться:
Ø
ручні письмові засоби;
Ø
друкарські машинки;
Ø
диктофонна техніка;
Ø
друкарські пристрої персональних комп'ютерів і графопобудовувачі;
Ø
спеціалізовані програмні продукти для персональних комп'ютерів.
Велику
роль в діловодстві до цього часу відіграють ручні письмові засоби (ручки,
олівці та інші). Останнім часом для запису інформації широко використовуються
диктофони. Диктофонами називають пристрої для запису та відтворення усної мови.
Вони використовуються для підготовки листів, приказів, доповідних записок,
відтворення ходу зборів, нарад, засідань, доповідей, лекцій і т.п. Також до
даних засобів обробки документів відносяться:
Ø
фальцювальні, бігувальні, перфоруючі і ріжучі машини (фольдери);
Ø
листовідбірні та сортувальні пристрої;
Ø
скріплююче і склеююче обладнання, брошюровальні машини;
Ø
конвертовідкриваючі і ріжучі пристрої;
Ø
машини для нанесення захисних покриттів на документ (ламінатори і
лакофарбувальні станки);
Ø
адресувальні, штемпелювальні і франкірувальні машини;
Ø
машини для знищення документів (шредери).
Для
підготовки, опрацювання та зберігання документів у електронному вигляді все
частіше використовують засоби комп'ютерної техніки, що дає змогу заощаджувати
час і кошти. Нині спостерігається загальна тенденція до загального
безпаперового діловодства. Текстові та табличні процесори, комунікаційні
програми, планувальники та інші комп'ютерні програми покликані полегшити,
спростити й автоматизувати рутинну паперову роботу. Останнім часом подібні програми
об'єднуються у єдині офісні пакети (наприклад, Microsoft Office та інші). В
сучасному діловодстві великого поширення набули пристрої для оптичного
зчитування і вводу в комп'ютер документів, виконаних на паперових («твердих»)
носіях, тобто створення в комп'ютері електронної копії документів (сканери).
Документи мають потребу в оперативному або
довгостроковому збереженні інформації. Для засобів оперативного збереження
документів характерні такі особливості, як забезпечення максимальної зручності
користування ними, оптимальних режимів збереження розміщених у них документів.
Велика частина документів виконана на паперовій основі. В основному вони
зберігаються на робочому місці працівників управлінської праці або в
безпосередній близькості від них. Для забезпечення схоронності таких документів
і змісту їх у визначеному порядку застосовується кілька видів технічних
засобів: лотки, касети, картотеки настільні й інші. Лотки і касети дозволяють
зберігати на поверхні робочих столів окремі документи і їхні комплекси.
Найбільш ефектні поворотні лотки, що монтуються по 2-4 на загальній стійці, що
прикріплюється до краю робочого столу, причому лотки можна повертати в
горизонтальній площині, місткість лотків від 600 до 1200 аркушів папера формату
А4. Застосовуються також коробки для збереження документів з пластмас, що охороняють
їх від пилу. Для зручності збереження документів на робочих місцях
передбачається реконструкція тумб письмових столів, шухляди в яких міняються
штангами для забезпечення можливості вертикального збереження папок з
документами. Найбільш ефективні для діловодних операцій механізовані
(автоматизовані) картотеки. Вони являють собою сховища карток (документів) з
механічної (автоматичної) подачі документів до робочої зони або на стіл
оператора по його запиті. Доцільність застосування таких картотек визначається
обсягами документів, що зберігаються, і частотою звертання до них. Збереження
документів в автоматизованих картотеках здійснюється відповідно до вимог до
такого збереження. Мова йде про збереження магнітних матеріалів (стрічок,
дисків). Облік, збереження і використання машинних документів в оперативному
режимі реалізує спеціальна служба збереження. Вона приймає, враховує і зберігає
машинограми: створює пошукові системи, анулює документацію в машині, видає її
користувачам, передає на архівне збереження.
До складу засобів організаційної і офісної техніки для установи можуть
входити: персональний комп'ютер, різні пристрої, що до нього під'єднуються
(принтер, сканер, колонки, засоби мультимедіа, засоби віртуальної реальності,
модем тощо), телефонний і радіотелефонний апарати, міні-АТС, переговорні
пристрої, копіювальні апарати, проекційні апарати тощо.
Технічні засоби
інформаційної діяльності можна класифікувати так:
Ø засоби
складання і виготовлення документів;
Ø засоби
копіювання і розмножування документів;
Ø засоби
зберігання та транспортування документів;
Ø засоби
адміністративно-управлінського зв'язку;
Ø автомати,
друкуючі пристрої, диктофони;
Ø засоби
репрографії, засоби оперативної поліграфії;
Ø адресувальні,
маркувальні, палітурні машини, ламінатори.
Системи передавання недокументованих даних:
Ø телефонний
зв'язок;
Ø радіопошуковий
зв'язок;
Ø радіотелеграфний
зв'язок;
Ø відеотелефонний
зв'язок.
Системи передавання документованих даних:
Ø телеграфний
зв'язок;
Ø дейтофонний
зв'язок;
Ø факсимільний
зв'язок.
14.04 Тема: Забезпечення конфідецнційності електронних документів
Переходимо за посиланням і опрацьовуємо матеріал
21.04, 28.04 Тема: Електронний офіс.
1. Поняття про електронний офіс та його функції.
2. Основні компоненти електронного офісу
3. Етапи розвитку електронного офісу.
4. Призначення електронного офісу, його переваги та недоліки.
1.Поняття про моделі “електронних офісів”, було сформульовано ще наприкінці 80-х рр. ХХ ст. Поступова інтеграція України до європейської спільноти впливає як на динаміку розвитку внутрішнього економічного та інформаційного середовища, так і на створення ефективно діючої системи документальних комунікацій. Постійне збільшення кількості інформації, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають не достатньо ефективними. Тенденцію переходу від традиційних технологій організації документообігу до комп’ютерних відображають наступні цифри: співвідношення кількості паперових та електронних документів через п’ять років буде становити 50 на 50%, через десять років – 30 на 70%; кількість електронних документів подвоюється за рік, а паперових документів росте тільки на 7% (данні компанії XРLOR). Отже, існують вагомі підстави для впровадження та комплексного застосування нових підходів до організації конторської праці. У сучасній літературі ці підходи об’єднуються у єдину концепцію електроного офісу, що реалізується на базі системи автоматизації документообігу (САД).
Електронний офіс передбачає організацію роботи груп користувачів над спільним вирішенням складних розподілених завдань у комп’ютерних мережах за допомогою засобів обчислювальної техніки.
Електронний офіс – система всебічного використання в управлінській діяльності засобів обчислювальної техніки і телекомунікацій.
Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.
Етапи розвитку концепції електронного офісу:
– електронні засоби опрацювання текстів;
– локальні комп’ютерні мережі і автоматизація робіт з документаційного забезпечення управління;
– розвиток телекомунікаційних систем і автоматизовані робочі місця персоналу офісу;
– електронні архіви і сховища даних;
– регіональні і глобальні комп’ютерні мережі.
Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :
· електронізація;
· організація.
На офіс покладають основні функції організації та управління зрегулювання діяльності підприємства уцілому.
Основні функції електронного офісу:
– реалізація можливості ефективно підтримувати і розвивати зв’язки з партнерами, успішно пристосовуватись до швидкозмінюваної економічної ситуації;
– включення фірми до інформаційних структур ринкової економіки країни та світу, доступ до комерційних баз даних, проведення електронного маркетингу, рекламних та інформаційних заходів;
– координація діяльності всередині і зовні організації;
– допомога у виробленні і прийнятті ефективних рішень;
– виключення затримок і помилок при опрацюванні інформації, документів.
2. Текстові редактори (або сучасні текстові процесори) є першим компонентом електронного офісу, оскільки проблема обробки тексту і його перетворення є одним із основних завдань діловодства.
Поява наступного компонента дозволила реалізувати за допомогою комп’ютера функцію інформаційного обміну, що належала системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Таким компонентом стала система електронної пошти для обміну інформацією між користувачами на багатокористувацьких комп’ютерах, а потім і в мережах.
Значно пізніше стали використовуватися системи розробки баз даних (своєрідних електронних картотек), а також електронні таблиці (що згодом отримали назву “табличні процесори”) для виконання різних (іноді дуже складних) розрахунків.
Надалі в офісах стали використовуватися системи ділової графіки, необхідні для наочності виконуваних офісних процедур.
Усі перераховані компоненти службової діяльності персоналу офісу відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації згаданих функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Усі програмні продукти цієї системи не тільки уніфіковані, але й інтегровані між собою, що дає змогу в рамках рішення певної ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від того, який тип документа опрацьовується.
Використання ПК в офісі не виключає, а, навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розробленої на основі застосування новітніх досягнень електроніки (скануючі пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайд-принтери тощо).
На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій до структури системи автоматизації документообігу електроного офісу традиційно включають наступні підсистеми:
ü технології обробки зображень документів (Imaging System);
ü системи оптичного розпізнання символів (Optical Character Recognition System, OCR);
ü системи керування документами, СКД (Document Management System, DMS);
ü повнотекстові бази даних (Full-Text System);
ü системи автоматизації ділових процедур, АДП (Workflow System);
ü програмне забезпечення для робочих груп (Groupware),
ü елементи та зв’язки між ними.
3. Впровадження електронних офісів стало реальністю завдяки досягненням в галузях виробництва комп’ютерної техніки та високоефективних засобів організаційної техніки.
Не дивлячись на короткий термін існування електронний офіс вже пройшов три стадії розвитку.
Для першого етапу була характерною орієнтація на автоматизацію рутинних, часто повторюваних операцій, яка здійснювалась секретарями або технічним персоналом організації. Характерним прикладом таких робіт є машинописні роботи. Для підвищення продуктивності праці при їх виконанні були створені, так звані пристрої обробки текстів, які дозволили швидко виправляти та редагувати різні документи, а також створювати і використовувати шаблони при підготовці документів. акож створювати і використовувати шаблони при підготовці документів.
На другому етапі розвитку електронних офісів окремі пристрої об’єднувалися за допомогою внутрішніх ліній в єдину мережу, що дозволяло виконувати ряд додаткових функцій, таких, як автоматизований зв’язок між різними робочими місцями, сумісна робота над документами, автоматизований контроль за виконанням документів і т.д.
Третій етап розвитку електронних офісів пов’язаний з широким застосуванням персональних комп’ютерів і створенням на їх основі автоматизованих робочих місць. Ці автоматизовані робочі місця об’єднувалися за допомогою комутаційних засобів в єдину систему (мережу), яка забезпечувала загальний доступ до всіх обчислювальних ресурсів офісу, баз даних, а також зовнішніх джерел інформації. Це дозволило значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі, автоматизувати деякі традиційні операції, зв’язані з прийомом та відправленням кореспонденції та іншої документації по каналах зв’язку.
4. Ключем до вирішення проблеми підвищення рівня ефективності діяльності персоналу будь-якого офісу вважається впровадження електронного (автоматизованого) офісу. Мова йде про комплексне використання:
· сучасних технічних та програмних засобів для автоматизації процедур і функцій управління (обробка текстів, їх редагування, збереження та пошук, передача інформації по каналах зв’язку всередині офісу та за його межі, інформаційне обслуговування персоналу офісу, деякі аспекти підготовки і прийняття рішення і т.д.);
· засобів програмної підтримки;
· підходів до проектування приміщень;
· охорони праці персоналу.
Для кожного співробітника офісу (або групи співробітників) розробляється і оснащується автоматизоване робоче місце, професійно орієнтоване на виконання конкретних функцій управління. Така орієнтація здійснюється шляхом підбору та встановлення відповідного програмного забезпечення. До складу типового автоматизованого місця входить персональний комп’ютер та необхідні додаткові вбудовані пристрої, які розширюють його функціональні можливості, і периферійне обладнання (принтер, сканер, графопобудовувач). Крім того кожне робоче місце забезпечується потрібною організаційною технікою у відповідності до функціональних завдань.
Проте досягнення успіху в діяльності організацій шляхом забезпечення працівників офісним обладнанням визначається не тільки правильним вибором конкретної сфери її використання – в більшості цей успіх залежить від відношення користувачів.
Передбачається, що електронний офіс дозволить:
v відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;
v удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;
v відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.
Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.
Концепція електронного офісу, дає перспективу суттєвого підвищення ефективності творчої діяльності службовців, які здійснюють інтенсивну обробку великих обсягів документальної інформації
У той же час впровадження електронних офісів має і деякі негативні наслідки. Основним з них є негативний вплив на організм людини електронної техніки, яка інтенсивно використовується на робочих місцях. Крім того, погіршуються можливості особистих контактів персоналу офісу, що впливає на загальний психологічний клімат у колективі. Слід зазначити, що в результаті електронізації офісу змінюються кваліфікаційні вимоги до персоналу, що може створити конфліктні ситуації.
Нові технічні засоби й інформаційні технології покликані забезпечити підвищення продуктивності праці в офісній і адміністративній діяльності. Поряд із цим технічні засоби і комп'ютерні технології, адміністративні й офісні системи виконують, по суті, допоміжні роботи, зв'язані з обробкою інформаційних масивів. Процес прийняття рішень залишається прерогативою людини. Але завдяки автоматизації деяких процесів керування персонал офісу звільняється від виконання рутинних операцій і приділяє більше часу аналітичним та творчим процесам.
05.05, 12.05, 19.05 Тема: Систематизація знань з теми "Електронний документообіг"
Повторюємо весь матеріал вивченний з теми "Електронний документообіг".
26.05 Тема: Повторення і систематизація навчального матеріалу
Повторємо весь матеріал вивченний за рік.
Комментариев нет:
Отправить комментарий